1. Inleiding
PrintSuite hecht groot belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteert uw privacy. Dit privacybeleid beschrijft hoe PrintSuite, als verwerkingsverantwoordelijke, persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, bewaart en beschermt in het kader van het gebruik van ons online platform voor gepersonaliseerd drukwerk. Dit beleid is van toepassing op alle geregistreerde B2B-klanten en gebruikers die toegang hebben tot het platform. Voor vragen over dit beleid kunt u contact opnemen via de gegevens onder punt 10.

2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
PrintSuite verzamelt uitsluitend de persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze diensten. Dit omvat:

• Identificatie- en contactgegevens van de klant, zoals bedrijfsnaam, adres, e-mailadres en telefoonnummer;
• Gegevens van gebruikers die door de klant toegang krijgen tot het platform, zoals naam en e-mailadres;
• Facturatiegegevens, zoals BTW-nummer en bankrekeningnummer;
• Bestelgegevens, zoals details van geplaatste orders en aangeleverde bestanden;
• Technische gegevens, zoals IP-adres, inloggegevens en gebruiksstatistieken van het platform, indien van toepassing.

3. Doeleinden van de verwerking
PrintSuite verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het beheren van uw account en licentie op het platform;
• Het verwerken en uitvoeren van bestellingen, inclusief communicatie met leveranciers en transporteurs;
• Het verzenden van facturen en het afhandelen van betalingen;
• Het bieden van klantondersteuning bij vragen of problemen;
• Het informeren over updates of wijzigingen in onze diensten, zoals aanpassingen aan de Algemene Voorwaarden;
• Het beveiligen en verbeteren van het platform, bijvoorbeeld via gebruiksanalyse en tweestapsverificatie

4. Rechtsgrond voor de verwerking
De verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op de volgende rechtsgronden:

• Uitvoering van de overeenkomst: de gegevens zijn nodig om onze diensten te leveren zoals overeengekomen in de Algemene Voorwaarden;
• Gerechtvaardigd belang: voor klantcommunicatie, beveiliging en verbetering van het platform;
• Wettelijke verplichting: zoals het bewaren van facturatiegegevens conform de Belgische fiscale wetgeving.

5. Delen van persoonsgegevens
PrintSuite deelt uw persoonsgegevens niet met derden, behalve wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten. Dit betreft:

• Gecontracteerde leveranciers en transporteurs die betrokken zijn bij de productie en levering van bestellingen;
• Dienstverleners die ons ondersteunen bij facturatie, IT-beheer of beveiliging, onder strikte verwerkersovereenkomsten;
• Overheidsinstanties, indien wettelijk vereist.
  Buiten deze gevallen worden uw gegevens niet gedeeld, verkocht of gebruikt voor commerciële doeleinden.

6. Bewaartermijn
PrintSuite bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld:

• Account- en bestelgegevens worden bewaard zolang uw licentie actief is en tot 12 maanden na beëindiging, tenzij een langere termijn wettelijk vereist is;
• Facturatiegegevens worden conform de Belgische wetgeving 7 jaar bewaard na het einde van het boekjaar waarin ze zijn opgesteld;
• Technische gegevens, zoals inlogstatistieken, worden maximaal 12 maanden bewaard voor beveiligingsdoeleinden.

7. Beveiliging van uw gegevens
PrintSuite neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of diefstal. Dit omvat onder meer:

• Encryptie van gegevens via SSL-beveiliging;
• Optionele tweestapsverificatie voor extra accountbeveiliging;
• Beperkte toegang tot gegevens binnen onze organisatie, uitsluitend voor bevoegde medewerkers;
• Regelmatige evaluatie en updates van onze beveiligingsmaatregelen.